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Política de privacidad
La protección de datos de carácter personal nos somete a los siguientes principios con base en los cuales se determinarán procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales:
1. De manera armónica, integral y sistemática para solucionar los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estas normas los consagrados en normas internacionales, en las leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal, además de los siguientes.
2. Consentimiento informado o principio de libertad.
El tratamiento de datos personales al interior de TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S, solo puede hacerse con el consentimiento previo, expresado e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular.
3. Legalidad.
El tratamiento de los datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.
4. Finalidad del dato.
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que exprese su consentimiento.
5. Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
6. Transparencia.
En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información de la existencia de datos que le conciernen.
7. Pertinencia del dato.
Los datos personales que obtenga TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtiene.
8. Acceso y circulación restringida.
Los datos personales que recolecta o trate TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S serán usados por él, solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular personal. Por tanto, no podrán ser cedidos, accedidos, transferidos ni comunicados a terceros.
9. Los datos personales bajo custodia
TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.
10. Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para lo cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S deberá concretar su uso y por ende adoptará medidas de seguridad pertinentes a tal fin.
11. Seguridad del dato.
TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S, conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento.
12. Confidencialidad.
TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tiene la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
13. Deber de información.
TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S informará, a los titulares de datos personales, así como a los responsables y encargados el tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
14. Protección especial de datos sensibles.
TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S solo recolecta datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o comercial, o bien que provenga de autorización legal. La información personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información del TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin prejuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituyen una potestad personalísima y corresponderá al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.
1. Derecho de acceso.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
2. Derecho de actualización.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
3. Derecho de rectificación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
4. Derecho de cancelación
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.
El titular de los datos personales tiene derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.
6. Derecho de oposición.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. El equipo TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.
7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.
El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resulten pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello debe haber agotado el ejercicio de su derecho frente a TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S conforme a la ley 1581 de 2012.
8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en el TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
En esos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.
DEBERES DE LA NORMA RESPECTO A LAS BASES DE DATOS.
1. Deberes para los responsables del tratamiento.
Cuando TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de los datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
k) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.
Cuando TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los ocho (8) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta norma y en la ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares. TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Norma.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRÁMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACIÓN SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSIÓN JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén autorizadas.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de seguridad” y existan riesgos en la administración de información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.
Además de los deberes antes descritos en cabeza TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata TRIPS WELLNESS SERVICES S.A.S
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a la base de datos que contengan los datos personales.
c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Norma por parte de los destinatarios de la misma.
e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f) Aplicar esta Norma sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de seguridad de la información”.
g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidas en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.